OPERACIÓN DE NEGOCIOS EN TEXAS

Cada empresa o negocio en particular requiere de diferentes estructuras legales para operar y lograr la mejor ventaja desde el punto de vista, legal, fiscal y financiero, dependiendo entre otros del tipo y localización de sus ingresos así como del domicilio y nacionalidad de sus dueños y herederos.  A continuación se comentan algunos puntos de información general, sobre la operación de negocios en el estado de Texas, que consideramos facilitarán tomar la mejor decisión para cada caso en particular.  

Cualquier estranjero o negocio propiedad o controlado por extranjeros, que posea inversiones en bienes raíces, debe presentar ciertos reportes de acuerdo a  leyes federales. Asesores fiscales y corporativos, sin experiencia en el área internacional, muchas veces cometen el error de no asesorar adecuadamente a sus clientes en esta área, como también es frecuente una deficiente accesoria en el tipo de negocio que organizan o constituyen para ciudadanos o residentes de otros países.

                          Se puede operar un negocio individualmente, bajo una asociación denominada 'Partnership’, una Sociedad de Responsabilidad limitada LLC,  como una sociedad mercantil foránea o una sociedad texana  conocida como “Corporation”.

 A.- Individualmente

Cualquier persona puede ser dueño de un negocio en Texas operando bajo su nombre.  Si es ciudadano o residente de los Estados Unidos deberá acumular sus ganancias o podrá reducir sus perdidas de su declaración anual personal.  Si es extranjero no residente, deberá rendir declaración por dicho negocio y acumular lo relativo al mismo.  En cualquier caso se debe obtener de ser ciudadano o residente un número de seguro social o de ser extranjero no residente permanente un numero de identificación fiscal personal llamado “ITIN”.

Se puede registrar en la oficina del secretario de la corte del condado un nombre comercial 'D/B/A/' para operar bajo dicha denominación, así mismo se deberá obtener un número de registro (independiente al seguro social o al  ITIN) como empleador ' EIN', para dicho negocio.

El costo para iniciar operaciones individualmente es en mínimo; no más de $100.00 dólares, Sin embargo el operar como individuo (incluso bajo un D/B/A/), el dueño es personalmente responsable de las deudas, impuestos, accidentes que sufran sus empleados durante el trabajo o sus clientes y proveedores dentro de su negocio, así como cualquier otra responsabilidad que pueda determinar la corte.

B.-Asociación 'PARTNERSHIP"  y Sociedades de Responsabilidad limitada “LLC”

                          La asociación es un negocio propiedad de dos o más personas (física o sociedades).  Este tipo de operación implica un mínimo de formalidades (incluso acuerdos orales, sin escrito alguno son válidos.  A menos que se especifique lo contrario cada socio (Partner) puede contratar empleados, pedir dinero prestado y actuar en cualquier forma a nombre de la asociación.

Cada uno de los socios es responsable en lo personal de las deudas e impuestos de la asociación, si los activos de la sociedad no fueran suficientes para cubrir sus deudas.  Existe en la ley una forma de asociación que limita la responsabilidad de algunos socios denominada 'LIMITED PARTNERSHIP'.  En este caso que requiere de formalidad en su constitución, libera la responsabilidad del socio 'LIMITED PARTNER', limitando su responsabilidad a la perdida de su inversión.  La ley por otra parte prohíbe que el 'LIMITED PARTNER' participe en la administración de la asociación.

La sociedad de Responsabilidad Limitada, da ventajas a los dueños como si fueran “LIMITED PARTNER”, sin perjuicio de que administren la empresa. Esta empresa tiene algunas ventajas relativas de limite de responsabilidad, sin las formalidades de la  “Texas Corporation”, con un costo menor ( ver Estimado LLC ).            

                        La asociación o la sociedad de responsabilidad limitada ( LLC), deben presentar una declaración sobre sus ingresos costos y resultados, no debiendo cubrir impuesto alguno por este concepto; sino que, cada socio en proporción a su participación, deberá acumular y pagar sus impuestos en su declaración personal, Esta e suna  aparente ventaja fiscal que es aplicable generalmente para los ciudadanos y residentes permanentes. Esta ventaja fiscal es aparente,  pues también este tratamiento de acumular en lo personal las ganancias y no pagar impuesto la entidad se  puede también obtenerse con una  sociedad por acciones, (Corporation)  optando por el tratamiento de “'SUBCHAPTER S TAX STATUS" En este caso la Sociedad por acciones no causa seguro social, pero la LLC sí causa adicionalmente Seguro Social (del 15.3%) sobre sus ganancias.

                        La LLC es una entidad creada por la ley estatal, pero no es en si una entidad diferente a la de sus propietarios para efectos federales, por lo que el IRS  no la considera fiscalmente una entidad distinta a la de sus dueños. La "LLC" es una sociedad de personas con la limitaciónes de crecimiento y sin la posibildad de calificar para algunos  tramites  federales como visas y permisos migratorios, que requieren de una sociedad por acciones (Corporation).

C.- Sociedad foránea "OUT-OF STATE CORPRORATION"

Se puede operar registrando una sucursal u oficina de cualquier sociedad constituida bajo las leyes de cualquier otro estado norteamericano o de cualquier otro país.

En algunos estados, principalmente por razones fiscales estatales, constituyen sus empresas en otro estado y operan como dependencia de esta en su estado.  Esto puso de moda a la 'DELAWARE CORPORATION'.

En el caso de operar en Texas no hay ventaja alguna en constituir una sociedad en otro estado como Delaware.  Por el contrario tan solo el hacerlo en Texas implica adicionalmente al costo de constitución en el otro estado, los costos de registro en Texas.

Por otra parte, si es una sociedad extranjera, debe considerarse además del costo de registro en Texas, que implica otros problemas como la consolidación de su contabilidad entre su sucursal y matriz y que todos sus bienes, aun los de fuera del estado son responsables por sus deudas y sentencias que pudieran darse en Texas, por otra parte los bienes en Texas también están sujetos a la suerte que sufra la oficina principal.

La sociedad extranjera “Offshore” (Antillana, Islas Vírgenes, Cayman) operando directamente en Texas, o bien financiando o haciéndola tenedora de las acciones de una sociedad texana, se utiliza únicamente cuando la propia legislación y los tratados fiscales entre los Estados Unidos, el país del accionista y el de la sociedad extranjera presentan ventajas, especificas a cada caso en particular. Información sobre estas empresas se puede ver en “Offshore

D.- Sociedad Texana "TEXAS CORPORATION'

La principal ventaja de una sociedad por acciones 'CORPORACIÓN' es que esta cuenta con personalidad jurídica propia y distinta a la de sus dueños y que estos no son responsables en lo personal de los adeudos de la empresa, salvo que acuerden específicamente garanticen en lo personal determinado crédito.  Asimismo, su patrimonio personal esta protegido de cualquier demanda por daños personales sufridos en sus instalaciones o por daños o perdidas causados por productos vendidos o distribuidos o por servicios prestados por la empresa.

Por otro lado la sociedad implica la desventaja del costo de constitución y operación de la empresa y que ésta causa impuesto federal sobre sus utilidades netas, generalmente, salvo actividades especiales se causa el impuesto conforme a una tabla que indica que el impuesto será la suma de:

Cuando el ingreso de la sociedad proviene en mas de un 80% del extranjero, hay una reducción de impuestos que puede obtenerse.

El ingreso neto por dividendos es en su mayor parte acumulable en lo personal para los ciudadanos americanos o residentes permanentes. Quienes pagan una tasa sobre sus dividendos sus ingresos de sueldos, intereses, utilidades  de asociaciones, rentas etc. Menos deducciones personales como intereses hipotecarios, gastos y seguros médicos y deducciones de $2,800.00 por cada uno de los dependientes y por el declarante mismo y por él numero de dependientes, pagando una tasa que, dependiendo también si se es soltero, o casado según se opte por presentar la declaración en conjunto o por separada que  va de un 15% por ingresos netos de hasta 26,250.00 y hasta un 39.6% en ingresos excedentes a $288,350.00

Los no residentes, pueden optar por acumular sus ingresos en los Estados Unidos que tengan relación con la actividad ( quedando por ello exentos los intereses bancarios)  y pagar sobre su ingreso neto un impuesto que se calcula en forma muy similar a la de los residentes permanentes y ciudadanos que se mencionan en el párrafo anterior.

Generalmente, salvo que opten por acumular, las personas no residentes permanentes y en su caso las sociedades extranjeras son sujetas a tasas de retención y tasas fijas de impuestos generalmente del 30%. En ciertos casos residentes no permanentes que pertenezcan a instituciones educativas, gobiernos extranjeros u organizaciones internacionales pueden ser sujetos a retención e impuesto de solo el 14 por ciento.

En México y  muchos países es acreditable el impuesto pagado en los Estados Unidos contra el impuesto a pagar en el país del accionista. 

La desventaja del impuesto se evita, optando por un 'SUBCHAPTER S TAX STATUS", conforme al cual la empresa sin perder su personalidad jurídica propia, para efectos fiscales no causa impuestos sino que como el 'Partnership' o la “ LLC”el resultado neto es acumulable o deducible para cada socio en forma proporcional.  Sin embargo esta opción además de algunos otros requisitos, requiere que no pueda tener la sociedad accionistas extranjeros o no residentes.

Por otra parte la empresa tiene diferentes deducciones razonables que puede ejercer, como sueldos, prestaciones tales como seguros de vida y accidentes y comisiones que reducen el costo de impuesto.  Además hay reducciones e incentivos fiscales en diferentes actividades que disminuyen el pago de impuestos, como el caso de las empresas exportadoras.

No existe en Texas impuesto estatal sobre utilidades personales ni a las sociedades.  El impuesto sobre ventas (estatal y local) es repercutible al comprador o usuario del servicio. 

Las sociedades solo causan un impuesto anual denominado "TEXAS CORPORATION FRANCHISE TAX. Este impuesto estatal es muy bajo en Texas y se basa en el valor del capital contable proporcional a los ingresos en Texas. Al  capital ajustado,  se le aplica una tasa del  0.25 por ciento y una tasa del 4.5 por ciento a la utilidad neta . Por ejemplo, si una empresa tiene utilidades de $5,000.00 dólares y un capital contable de $1,000.00 dólares y todos sus ingresos provienen de Texas el impuesto anual seria  $227.50 dólares. Pero si solo la mitad de sus ingresos provienen de Texas, su impuesto anual seria de $113.75  y en el caso de una empresa que exporta o vende todo fuera del estado de Texas, no causaría  el impuesto "TEXAS CORPORATION FRANCHISE TAX". El impuesto es el mayor que resulte de aplicar el 0,25 por ciento al capital gravable o el 4.5 por ciento a la utilidad gravable. Pero cuando el calculo del impuesto reulta menor a $100.00 dólares, o cuando las ventas totales o ingresos brutos  son menores a $150,000.00 anuales, no debe pagarse el impuesto. (Ver cálculos con diferentes utilidades y capital  TxFranTax.htm )

Muchas veces no se previene adecuadamente el cubrir este impuesto y hasta después de iniciada la operación formal sale a relucir esta omisión.  Lo importante de esto no es el impuesto en si, sino que el estado retira a quienes no cubren este impuesto el registro (Charter) de la empresa lo que le priva de personalidad jurídicas, incapacitándola entre otros para demandar en las cortes estatales y hace responsables en lo personal a los funcionarios de la misma.

No nos referiremos a continuación a las sociedades sin fines de lucro 'NONPROFIT CORPORATION'; ni a las profesionales PROFESSIONAL CORPORATIONS para médicos, abogados, etc.; ni a las sociedades que normalmente operan entre el público en general colocando sus acciones y bonos. Nos referiremos a la pequeña sociedad con fines de lucro "SMALL PROFIT CORPORATION' con no más de 35 accionistas.

El costo estimado de la constitución de este tipo de empresa, bajo las leyes del estado de Texas, dependiendo el tipo de servicio, importa aproximadamente  1,500.00 dólares, ( ver Estimado_Corporation) :

1.-        De inmediato, para iniciar:

1.1.-       Por lo menos proporcionar (3) tres nombres, para la nueva sociedad en orden de preferencia.  A fin de reservar por 120 días el disponible ante el Secretario de Estado. el nombre se deberá utilizar seguido de alguna de las palabras    “INCORPORATED”, “INC”. “CORPORATION” , “CORP”, “COMPANY” . O “Co.”

1.2.-       La solicitud para reservar el nombre deberá ser solicitada a nombre de uno de los incorporadores que constituirán la empresa.

2.- Posteriormente:

2.1.-Porlo menos un  'Incorporador" (fundadores), cuya función se limita a constituir la empresa y termina con la compra de acciones por el (los) accionista(s) y el nombramiento del consejo.

2.2.-       Por lo menos un accionista y no más de 35, pueden ser persona(s) física(s) o sociedad(es) de cualquier nacionalidad, mayor o menor de edad, quienes pueden quedar completamente anónimos.

2.2.-       Por lo menos un Presidente y un Secretario para integrar el primer consejo de administración, de cualquier nacionalidad, quienes de ser extranjeros no residentes permanentes pueden fungir para esa función especifica, en tanto no implique la realización de una actividad laboral.  Se puede operar con un solo consejero según la interpretación de la Ley (Texas Business Corporaton Act); más es recomendable por razones fiscales y legales que por lo menos sean dos personas.

3.- Después de constituida

Ya constituida y registrada la sociedad además de presentar su declaración anual de impuesto federal (Fedaral Income Tax Return) y presentar y pagar el 'Franchise Tax" al estado.  Al contratar cualquier empleado debe llenarse la forma I-9, recomendando anexar copias de la documentación solicitada con que se comprobó ser ciudadano de los Estadios Unidos o extranjero con su autorización para trabajar.  El no llenar estas formas así como contratar extranjeros sin autorización para trabajar puede causar penas monetarias a la empresa y prisión para los funcionarios responsables.

Al contar con empleados deberá presentarse declaración trimestral (IRS Form 941) de Seguro Social y de impuestos retenidos a los empleados, as¡ como del seguro de desempleo estatal 'TEXAS EMPLOYMENT COMMISSION'.  Anualmente se presentará declaración anual de impuesto federal de desempleo 'FUTA' así como constancia de sueldos, retención anual y seguro social a cada empleado (W-2, W-3).

El Seguro Social cubre principalmente la jubilación de los trabajadores, ciertos gastos médicos de los retirados, algunas enfermedades y solo determinados casos de incapacidad definitiva. El Sistema se paga en dos conceptos:

1.- Seguro Social a la tasa del 12.4%, de la cual  6.2 se retiene y otro tanto paga el patrón.

2.- Madicare  2.9%, , 1.45% se retiene al empleado y otro tantos lo paga el patrón  

(Ver cálculos de costo de impuestos al empleado y patrón con diferentes salarios  SalaryTaxCost.PDF     El impuesto anual al trabajador  puede ser menor y obtener reembolso del impuesto retenido conforme tenga si tiene deducciones personales  como intereses hipotecarios, seguro medico, etc. Ver el calculo anual de impuesto y seguro social del empleado  ImpPerSS )

Los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales no están cubiertos por el Seguro Social y la empresa es responsable ante el trabajador o sus familiares independientemente a seguros o ayudas que reciba el trabajador de organismos públicos o privados.

No existe ningún limite por el que un trabajador o sus deudos puedan demandar a su patrón sea persona física o sociedad, es discreción del jurado en cada caso fijar el monto de la indemnización.  Algunos estados establecen un seguro obligatorio 'WORKERS COMPENSATION'.  En Texas no es obligatorio, pero es recomendable el contratar uno inmediatamente al contratar personal.

El impuesto sobre ventas lo causan algunas actividades, este impuesto se repercute al comprador o al usuario final, por lo tanto al adquirir un bien para revender no se causa el impuesto al llenarse una forma llamada 'Resale Certificate'.  Existen ciertos permisos y licencias para ciertos productos o actividades.

Cumpliendo con los requisitos antes señalados, la sociedad operará correctamente.  Más hay que poner mucha atención en que se requiere cierta formalidad en su manejo.

Si bien la sociedad cuenta con personalidad jurídica propia e independiente a la de sus socios.  El gobierno (IRS) o la corte a petición de un afectado ha hecho responsables en lo personal a los accionistas y funcionarios de empresas que no se manejan formalmente.  Por ejemplo que mezclan los fondos de la misma con la de los accionistas o no emitieron acciones correctamente.

No es que se requiera una gran formalidad para manejar la empresa, simplemente para que esta sea reconocida como otra persona, es necesario actuar como tal, separando claramente sus operaciones y levantando actas de consejo por las resoluciones que se tomen.  

  Para mayor información por favor contáctenos en business@itt-texas.com

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